原則一：“我說明白了嗎？”

辦公室很多人在交流工作，布置任務的時候每說完一段的時候都會說一句：“你懂了嗎？”或者“明白了嗎？”或者“你知道了嗎？”這是一個壞習慣。有的人甚至說一句話，后面跟一句，“懂了嗎”、“明白嗎”、“知道嗎”“對嗎”。更顯得不夠得體，要糾正過來。正確的應該問：“我說清楚了嗎？”“我說明白了嗎？”被問的對方如果明白，會回答說：“我聽懂了。”這樣就會非常融洽和諧。

原則二：“如果……會怎樣？”

向別人提要求的時候，如果不是緊急情況，不是重大情況，可以考慮使用“如果”。能夠比較委婉，也能夠使提出要求和下命令的人自己有回旋的余地。

原則三：“可能是……”

糾正別人信息錯誤的時候，要用“可能”。

原則四：反駁他人之前要用肯定句

有時我們會面對不同的工作意見，工作需要我們要表達相反的意見，甚至要明確糾正對方正確的看法。需要在糾正或反駁對方之前，要先肯定對方。比如：

“你很認真地思考了這個問題，但是我要告訴你，你思考的方向不對，……

“你的想法很有特點，但是你忽略了一些情況，所以你的結論是不正確的，……你做了大量的工作，但是方法有問題，……

“你很負責任，但是你只想到了事情的一面，……

“你的勇氣可嘉，敢于提出自己的不同見解，但是你的看法忽視了……

能寫出十個以上糾正或反駁別人意見之前的肯定用語，就能在實際談話時熟練使用好。

原則五：順接不逆接

順接，是指對話的情緒自然和諧，平靜地理解對方，友好地回應對方。逆接，話語中包含著潛在的、甚至明顯的抵觸和對立情緒。

在人與的交往中，有效地溝通在于學會順接不逆接。這樣的話說起來容易，能夠正確地做到，也是不太容易的。

如果友好地問某人吃飯了嗎？他回答說，“我干嘛不吃飯!?”這就是典型的逆接話語。我們在日常對話中要避免這樣習慣性的話語含義。沒有不滿、反駁、指責對方的意思含在語調當中。要想沒有這類的語調含在其中，根本的是內心沒有這樣的閃念，誠懇理解對方，禮貌平和待人；再就是改變話語的慣性。

順接還表現在接受不同意見的時候。當別人提出不同意見或者批評和指責，可以先順勢接住這些批評意見，然后再心平氣和地客觀地說明有關情況，說明情況和原因，說明責任不在自己，最后還是要再次表示那些批評意見的基本合理性。這樣一個過程可以概括為“a—b—a”模式，其中的a就是順接的表現。

原則六：問好不問壞

同事之間、朋友之間都有著真誠的互相關心。然而，有時這樣的關心表達出來讓人有點別扭。當出現某些現象時，習慣的思維方向就指向了可能出現的負面問題，并開始考慮應對的措施。這時候脫口而出的是從負面角度的詢問，話語里面帶出的是陰影。比如，辦公室里有人咳嗽了，鄰桌的同事就會關切地問，怎么咳嗽了，是不是感冒了？吃藥了嗎？再比如，有人騎自行車摔倒了，跑過來扶他起來的人看到他的腿一下子站不住，會很自然地問，會不會是骨折了呀？我們要力求改變這樣的問話。

那應該怎么表達我們對對方的關心呢？“你沒事吧！”“不要緊的吧！”要把正面的問話當做首選。避免習慣性地問別人是不是做錯了，是不是惹麻煩了，是不是出事故了。如果我們試著改變過來，一定能夠收到意想不到的好效果。